Ce este ordin de deplasare (delegație)
Ordinul de deplasare (delegație), cod 14-5-4 din familia OMFP 2634/2015, e în același timp dispoziția prin care trimiți angajatul în deplasare și documentul cu care el decontează cheltuielile la întoarcere. Nu sunt două formulare separate, decontul stă chiar pe verso-ul ordinului.
Pentru deplasările în străinătate ale conducătorilor auto care fac transport internațional există o variantă proprie, cod 14-5-4/a. Pentru restul deplasărilor externe, decontarea cheltuielilor se face cu un formular separat, Decont de cheltuieli, cod 14-5-5.
Când se folosește
Completezi un ordin de deplasare de fiecare dată când trimiți un angajat într-o deplasare de serviciu în țară: la un client, la un târg, la o instruire, la o filială.
Îl folosești și pentru justificarea unui avans dat unui angajat ca să cumpere bunuri cu plata în numerar, chiar dacă operațiunea nu implică o deplasare cu nopți de cazare.
Nu ai nevoie de el pentru munca la sediul obișnuit sau pentru deplasări plătite direct de firmă prin card corporate, fără avans în numerar de decontat.
Ce câmpuri conține
| Câmp | Ce conține |
|---|---|
| Unitate emitentă | Denumirea și CUI-ul firmei care trimite angajatul în deplasare. |
| Numele și funcția persoanei delegate | Angajatul care efectuează deplasarea. |
| Scopul deplasării | Motivul concret, de exemplu vizită client, târg sau instruire, ca dovadă că deplasarea servește interesul firmei. |
| Destinația | Localitatea sau firma la care se deplasează angajatul. |
| Data și ora plecării / sosirii | Intervalul efectiv al deplasării, baza de calcul pentru diurnă. |
| Mijlocul de transport | Cum se deplasează angajatul: auto propriu, auto de firmă, tren, avion. |
| Nr. și data ordinului | Numărul de ordine al deplasării și data emiterii. |
| Avans acordat | Suma ridicată de la casierie înainte de plecare, dacă e cazul. |
| Cheltuieli decontate | Fiecare categorie de cheltuială, transport, cazare, diurnă, altele, cu documentul justificativ și suma. |
| Diferență de primit / restituit | Ce rămâne de plătit angajatului sau de restituit de el, după compararea cheltuielilor cu avansul. |
| Semnătura persoanei delegate | Angajatul confirmă cheltuielile decontate. |
| Aprobat de conducătorul unității | Persoana care aprobă deplasarea și decontul. |
| Verificat de compartimentul financiar-contabil | Contabilitatea confirmă corectitudinea sumelor și a documentelor anexate. |
Cum se completează
- 1Completezi datele firmei, numele angajatului și scopul deplasării, înainte de plecare.
- 2Dacă angajatul ridică un avans de la casierie, notezi suma pe ordin.
- 3La întoarcere, angajatul trece pe verso fiecare cheltuială efectivă, transport, cazare, diurnă, alte cheltuieli, cu documentele justificative atașate.
- 4Compari totalul cheltuielilor cu avansul primit și calculezi diferența.
- 5Dacă a cheltuit mai mult decât avansul, se întocmește o dispoziție de plată către casierie pentru diferență. Dacă a cheltuit mai puțin, restul se depune la casierie cu o dispoziție de încasare.
- 6Angajatul semnează decontul, conducătorul unității îl aprobă, iar compartimentul financiar-contabil îl verifică și îl arhivează.
Exemplu de ordin de deplasare (delegație)
Poți printa direct un formular gol de mai jos sau descărca modelul complet în Excel.
Ordin de deplasare (delegație) nr. 27
- Unitate emitentă:
- Partener SRL, CUI 31122456
- Numele și funcția persoanei delegate:
- I. Dumitrescu, agent vânzări
- Scopul deplasării:
- Vizită client și semnare contract
- Destinația:
- Iași
- Data plecării / sosirii:
- 14.09.2026, ora 07:00 – 15.09.2026, ora 20:00
- Mijloc de transport:
- Autoturism de firmă
- Avans acordat:
- 800,00 lei
| Nr crt | Felul cheltuielii | Document justificativ | Suma |
|---|---|---|---|
| 1 | Combustibil | Bon fiscal nr. 4471 | 210,00 lei |
| 2 | Cazare, 1 noapte | Factură Hotel Traian nr. 892 | 320,00 lei |
| 3 | Diurnă | Calcul conform politicii interne | 200,00 lei |
| 4 | Masă delegație | Bon fiscal nr. 118 | 95,00 lei |
Total cheltuieli decontate: 825,00 lei. Diferență de primit de titularul avansului: 25,00 lei, achitată prin dispoziție de plată către casierie.
Ordin de deplasare (delegație) nr. 27
| Nr crt | Felul cheltuielii | Document justificativ | Suma |
|---|---|---|---|
Ține toate decontările la zi
Contera centralizează avansurile, decontările și cheltuielile firmei tale, alături de facturare și date financiare live.
Vezi funcționalitățile ConteraÎntrebări frecvente
Ordinul de deplasare e diferit pentru deplasările în străinătate?+
Parțial. Formularul de bază, cod 14-5-4, e pentru deplasări pe teritoriul țării. Pentru conducătorii auto care fac transport internațional există varianta 14-5-4/a. Pentru restul deplasărilor externe, decontarea cheltuielilor se face cu formularul separat Decont de cheltuieli, cod 14-5-5, nu pe verso-ul ordinului de deplasare.
Diurna e obligatorie?+
Da, dacă deplasarea îndeplinește condițiile legale de delegare din Codul muncii. OMFP 2634/2015 nu stabilește cuantumul diurnei. Plafonul neimpozabil vine din reguli separate, diferite pentru sectorul public față de cel privat, iar peste plafon firma decide prin politica internă.
Cine semnează ordinul de deplasare?+
Angajatul care pleacă în deplasare completează și semnează decontul la întoarcere. Conducătorul unității aprobă deplasarea, iar compartimentul financiar-contabil verifică decontul și documentele anexate.
În cât timp trebuie depus decontul după întoarcere?+
OMFP 2634/2015 nu impune un termen fix. Firma și-l stabilește prin procedura internă, de obicei câteva zile lucrătoare de la întoarcere, cum îi permite art. 4 alin. (3) din ordin. Până la decont, avansul rămâne în sarcina angajatului.
Ce fac dacă am cheltuit mai mult decât avansul primit?+
Diferența de primit se achită printr-o dispoziție de plată către casierie, cod 14-4-4, pe baza decontului aprobat.
Am nevoie de bonuri fiscale pentru fiecare cheltuială?+
Da. Fiecare sumă decontată trebuie să aibă document justificativ atașat, bon fiscal, factură sau chitanță, altfel nu poate fi înregistrată în contabilitate.