Ce este decont de cheltuieli
Decontul de cheltuieli, cod 14-5-5 din OMFP 2634/2015, e formularul oficial pentru justificarea cheltuielilor, în lei și în valută, făcute cu ocazia unei deplasări în străinătate. Pentru transporturile internaționale există varianta 14-5-5/a, decont de cheltuieli valutare.
Pentru deplasările pe teritoriul țării, legea nu prevede un formular separat cu acest nume, decontarea se face direct pe verso-ul ordinului de deplasare, cod 14-5-4. Multe firme adaptează totuși un model de decont de cheltuieli mai general, valabil și pentru avansuri care nu țin de o deplasare, cum e procurarea de materiale, exact cum le permite art. 4 alin. (2) din ordin, care lasă fiecare entitate să-și adapteze modelele de documente.
Când se folosește
Folosești decontul de cheltuieli, ca formular reglementat, la întoarcerea dintr-o deplasare în străinătate, ca să justifici sumele cheltuite în valută și în lei față de avansul ridicat.
În practică, multe firme folosesc un model asemănător de decont, adaptat, și pentru alte avansuri spre decontare, cumpărare de materiale sau cheltuieli mărunte plătite inițial din numerar de un angajat.
Pentru deplasările interne, verifică mai întâi dacă procedura ta internă cere completarea pe verso-ul ordinului de deplasare, varianta reglementată, sau acceptă un decont separat, adaptat.
Ce câmpuri conține
| Câmp | Ce conține |
|---|---|
| Unitate emitentă | Denumirea și CUI-ul firmei care a acordat avansul. |
| Titularul avansului | Numele și funcția angajatului care justifică cheltuielile. |
| Scopul deplasării / cheltuielii | Motivul pentru care s-a acordat avansul. |
| Nr. și data decontului | Numărul de ordine și data întocmirii decontului. |
| Avans primit | Suma ridicată de la casierie sau virată angajatului înainte de cheltuială. |
| Denumire cheltuială | Fiecare cheltuială, pe rând separat: transport, cazare, diurnă, materiale etc. |
| Document justificativ | Bonul fiscal, factura sau chitanța care dovedește cheltuiala. |
| Suma | Valoarea fiecărei cheltuieli, în lei sau valută, după caz. |
| Total cheltuieli | Suma tuturor cheltuielilor decontate. |
| Diferență de primit / restituit | Diferența dintre total cheltuieli și avansul primit. |
| Semnătura titularului de avans | Angajatul confirmă corectitudinea decontului. |
| Verificat de compartimentul financiar-contabil | Contabilitatea confirmă sumele și documentele anexate. |
Cum se completează
- 1Completezi datele tale, avansul primit și scopul pentru care a fost acordat.
- 2Listezi fiecare cheltuială efectivă, cu documentul justificativ atașat: bon fiscal, factură sau chitanță.
- 3Calculezi totalul cheltuielilor și îl compari cu avansul primit.
- 4Dacă ai cheltuit mai mult, notezi diferența de primit. Dacă ai cheltuit mai puțin, notezi diferența de restituit la casierie.
- 5Semnezi decontul și îl predai compartimentului financiar-contabil, împreună cu toate documentele justificative.
- 6Diferența se lichidează printr-o dispoziție de plată sau de încasare către casierie, după caz.
Exemplu de decont de cheltuieli
Poți printa direct un formular gol de mai jos sau descărca modelul complet în Excel.
Decont de cheltuieli nr. 41
- Unitate emitentă:
- Partener SRL, CUI 31122456
- Titularul avansului:
- C. Petrescu, manager achiziții
- Scopul:
- Deplasare la furnizor, procurare mostre
- Data decontului:
- 18.09.2026
- Avans primit:
- 1.000,00 lei
| Nr crt | Denumire cheltuială | Document justificativ | Suma |
|---|---|---|---|
| 1 | Combustibil | Bon fiscal nr. 3382 | 180,00 lei |
| 2 | Cazare, 1 noapte | Factură Pensiunea Nord nr. 55 | 260,00 lei |
| 3 | Mostre materiale | Factură Furnizor Test SRL nr. 902 | 640,00 lei |
Total cheltuieli decontate: 1.080,00 lei. Diferență de primit de titularul avansului: 80,00 lei, achitată prin dispoziție de plată către casierie.
Decont de cheltuieli nr. 41
| Nr crt | Denumire cheltuială | Document justificativ | Suma |
|---|---|---|---|
Ține toate decontările la zi
Contera centralizează avansurile, decontările și cheltuielile firmei tale, alături de facturare și date financiare live.
Vezi funcționalitățile ConteraÎntrebări frecvente
Decontul de cheltuieli e obligatoriu ca formular separat și pentru deplasările interne?+
Nu, ca formular reglementat distinct. Pentru deplasările pe teritoriul țării, decontarea se face pe verso-ul ordinului de deplasare, cod 14-5-4. Formularul separat „decont de cheltuieli”, cod 14-5-5, e prevăzut de OMFP 2634/2015 pentru deplasările în străinătate. Multe firme folosesc totuși un decont separat, adaptat, și pentru deplasări interne sau alte avansuri, ceea ce legea permite.
Ce bonuri sau facturi trebuie atașate la decont?+
Orice document care dovedește o cheltuială: bon fiscal, factură pe numele firmei sau chitanță. Fără document justificativ, suma nu poate fi înregistrată în contabilitate ca urmare a acelei cheltuieli.
Pot deconta o cheltuială fără bon, doar cu explicație?+
Nu, ca regulă. Documentele financiar-contabile trebuie să aibă la bază documente justificative reale. O cheltuială nedovedită riscă să fie respinsă la decontare sau tratată drept venit impozabil al angajatului.
Cât timp am pentru a depune decontul după cheltuială?+
OMFP 2634/2015 nu fixează un termen. Firma și-l stabilește prin procedura internă, de obicei câteva zile lucrătoare de la data cheltuielii sau de la întoarcerea din deplasare. Până la decont, avansul primit rămâne în sarcina celui care l-a încasat.
Ce se întâmplă dacă am cheltuit mai mult decât avansul?+
Diferența de primit se achită printr-o dispoziție de plată către casierie, cod 14-4-4, pe baza decontului aprobat de conducerea firmei.
Decontul de cheltuieli poate fi în valută?+
Da. Formularul reglementat pentru deplasările externe, cod 14-5-5, e gândit exact pentru asta, cu sume atât în valută cât și convertite în lei la cursul zilei.