Ce este factură proformă — model și explicație
Factura proformă seamănă la structură cu o factură obișnuită, produse, cantități, prețuri, total, dar poartă mențiunea explicită că nu e document fiscal. Nu generează obligații de TVA și nu apare în evidența contabilă a niciunei părți.
E, de fapt, un instrument comercial: confirmă condițiile unei tranzacții înainte ca aceasta să aibă loc efectiv, mai ales când clientul trebuie să plătească în avans sau să obțină o aprobare internă înainte de comandă.
Când se folosește
Trimiți factură proformă când clientul cere o confirmare scrisă a prețului înainte de a plăti în avans, când vinzi internațional și cumpărătorul are nevoie de document pentru transfer bancar, sau când oferta ta trebuie aprobată intern la client înainte de comandă fermă.
Odată ce plata sau livrarea are loc, emiți factura fiscală reală, proforma nu o înlocuiește niciodată.
Ce câmpuri conține
| Câmp | Ce conține |
|---|---|
| Furnizor | Denumirea, CUI-ul, sediul și contul bancar al firmei care emite oferta. |
| Cumpărător | Denumirea și sediul clientului căruia i se adresează oferta. |
| Nr. și data proformei | Identificatorul documentului și data emiterii. |
| Valabilitate | Perioada în care prețurile și condițiile rămân valabile, de exemplu 5 zile. |
| Denumire produs / serviciu | Fiecare articol sau serviciu ofertat, pe rând separat. |
| Cantitate și preț unitar | Cantitatea și prețul fără TVA pentru fiecare articol. |
| TVA și total | Cota de TVA aplicabilă și valoarea totală de plată. |
| Mențiune fără valoare fiscală | Textul explicit care arată că documentul nu e o factură reală. |
Cum se completează
- 1Completezi datele furnizorului și ale cumpărătorului, cu toate detaliile de contact și bancare.
- 2Listezi produsele sau serviciile ofertate, cu cantitate și preț unitar fără TVA.
- 3Calculezi TVA-ul aplicabil și totalul de plată.
- 4Treci perioada de valabilitate a ofertei, ca să eviți discuții ulterioare despre preț.
- 5Adaugi mențiunea că documentul nu are valoare fiscală și nu constituie factură.
- 6Trimiți proforma clientului. La confirmarea plății sau livrării, emiți factura fiscală reală.
Exemplu de factură proformă — model și explicație
Poți printa direct un formular gol de mai jos sau descărca modelul complet în Excel.
Factură proformă nr. PF-0087
- Furnizor:
- Gama Retail SRL, CUI 29981123
- Cumpărător:
- Delta Trading SRL
- Valabilitate:
- 5 zile de la emitere
| Nr crt | Denumire produs/serviciu | Cantitate | Preț unitar (fără TVA) | TVA | Valoare cu TVA |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Abonament mentenanță software, 12 luni | 1 | 4.200,00 lei | 19% | 4.998,00 lei |
| 2 | Instalare și configurare inițială | 1 | 850,00 lei | 19% | 1.011,50 lei |
Document fără valoare fiscală. Nu constituie factură.
Factură proformă nr. PF-0087
| Nr crt | Denumire produs/serviciu | Cantitate | Preț unitar (fără TVA) | TVA | Valoare cu TVA |
|---|---|---|---|---|---|
Emite factura fiscală în câteva secunde
Când clientul confirmă plata pe baza proformei, emiți direct din Contera factura fiscală conformă e-Factura.
Vezi cum funcționează e-Factura în ConteraÎntrebări frecvente
Factura proformă ce înseamnă, mai exact?+
E o ofertă de plată formalizată, nu o factură reală. Arată cât trebuie să plătească clientul și pentru ce, dar nu generează obligații fiscale sau contabile.
Pot înregistra o factură proformă în contabilitate?+
Nu. Proforma nu se înregistrează ca document fiscal. Doar factura emisă ulterior, cu regim fiscal complet, intră în evidența contabilă.
Clientul poate plăti direct pe baza proformei?+
Da, practic asta e scopul ei, clientul plătește pe baza sumei din proformă, iar tu emiți factura fiscală după ce încasezi sau livrezi.
Proforma trebuie să aibă TVA calculat?+
De regulă da, ca să reflecte exact suma finală de plată, chiar dacă documentul în sine nu are valoare fiscală.