Pe scurt
- SAF-T este un fișier XML standardizat care conține toate înregistrările contabile ale firmei: facturi, plăți, plan de conturi, stocuri, active fixe
- Din 1 ianuarie 2025, obligația se aplică și contribuabililor mici cu contabilitate în partidă dublă, după ce marii contribuabili au început din 2022 și cei mijlocii din 2023
- Validarea pe portalul ANAF e lentă și dă erori criptice; 7 reguli automate de validare prind 90% din erori înainte de depunere
- Termenul standard: ultima zi a lunii care urmează perioadei de raportare; perioadele de grație s-au încheiat în cea mai mare parte în 2025
- Amenzile pentru nedepunere: 1.000 până la 5.000 lei per declarație; pentru date incorecte, 500 până la 1.500 lei
Ce este SAF-T D406 și de ce ANAF îl cere
SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un format XML standardizat de OCDE prin care firmele transmit date contabile detaliate către autoritățile fiscale. România l-a adoptat sub forma declarației informative D406.
Spre deosebire de declarațiile clasice (D300, D394) care raportează totaluri agregate, SAF-T transmite fiecare tranzacție în parte: fiecare factură emisă sau primită, fiecare înregistrare contabilă, balanța completă, situația mijloacelor fixe. ANAF rulează algoritmi de control încrucișat automat pe aceste date.
Concret: dacă o factură apare în jurnalul de vânzări dar nu în declarația D394, SAF-T o va expune. Dacă totalul din SAF-T diferă față de decontul de TVA deja depus, primești o solicitare de clarificare. SAF-T mută inspecția fiscală dintr-o vizită ocazională a inspectorului într-un audit continuu, asincron.
Ce legătură e între SAF-T și D406?
SAF-T este standardul internațional, D406 este declarația fiscală prin care România implementează acel standard. Când cineva spune "depun SAF-T", înseamnă de fapt că depune declarația D406 cu conținut conform structurii SAF-T.
Fișierul generat de software-ul tău contabil se numește fișier SAF-T. Declarația depusă în SPV-ul ANAF se numește D406. Sunt același lucru privit din două unghiuri: tehnic și administrativ.
Cine trebuie să depună SAF-T?
Obligația s-a extins treptat, pe categorii de contribuabili, din 2022 până în 2025. Iată stadiul curent:
- Contribuabilii mari (circa 3.500 de firme pe lista ANAF): obligați din 1 ianuarie 2022, raportare lunară
- Contribuabilii mijlocii (circa 15.000 de firme): obligați din 1 ianuarie 2023, raportare lunară
- Contribuabilii mici care țin contabilitate în partidă dublă: obligați din 1 ianuarie 2025, raportare lunară (pentru cei cu TVA lunar) sau trimestrială (pentru cei cu TVA trimestrial sau neplătitori de TVA)
- ONG-uri și entități non-profit cu activitate economică peste un prag specific: obligate conform calendarului ANAF
- Microîntreprinderile cu contabilitate în partidă simplă: exceptate momentan; ANAF a indicat extindere graduală pe roadmap-ul 2027
Cine NU depune SAF-T
Sunt exceptate: PFA-urile și întreprinderile individuale (contabilitate în partidă simplă), cabinetele medicale individuale, cabinetele de avocatură individuale, societățile de avocați, asociațiile de proprietari, organizațiile religioase, ONG-urile fără activitate economică, instituțiile publice și firmele cu activitate suspendată la Registrul Comerțului.
Dacă nu ești sigur în ce categorie se încadrează firma ta, verifică lista contribuabililor mari și mijlocii publicată periodic de ANAF pe site-ul oficial sau întreabă contabilul. Contera îți arată automat statutul fiscal al firmei, inclusiv încadrarea pentru SAF-T.
De când se depune și ce termene se aplică?
Termenul standard pentru toate categoriile este aceeași regulă: ultima zi calendaristică a lunii care urmează perioadei de raportare. Adică SAF-T pentru ianuarie se depune până pe 28/29 februarie, cel pentru trimestrul 1 până pe 30 aprilie.
La introducerea obligației pentru fiecare categorie nouă, ANAF a acordat perioade de grație (fără penalități). Situația la zi, pe baza ordinelor ANAF în vigoare:
| Categorie contribuabil | Frecvență + termen | |
|---|---|---|
| Contribuabili mari | Lunar | Ultima zi a lunii următoare |
| Contribuabili mijlocii | Lunar | Ultima zi a lunii următoare |
| Mici, TVA lunar | Lunar | Ultima zi a lunii următoare |
| Mici, TVA trimestrial sau neplătitori TVA | Trimestrial | Ultima zi a lunii următoare trimestrului |
| Toți, raportare active fixe | Anual | 30 iunie a anului următor |
| Stocuri (la cerere) | La solicitare ANAF | 30 zile de la solicitare |
Perioadele de grație pentru contribuabilii mici (3 luni pentru raportarea trimestrială, 6 luni descrescător pentru raportarea lunară) s-au aplicat în 2025. Primele raportări fără grație au intrat în vigoare din a doua jumătate a lui 2025. Verifică pe site-ul ANAF dacă mai există grații active pentru situația ta specifică.
Ce conține fișierul SAF-T
Un fișier SAF-T D406 valid pentru România conține 8 module principale. Fiecare modul descrie un aspect al activității fiscal-contabile:
- Header -- informații despre firmă: CUI, denumire, perioadă raportare, software-ul folosit pentru export
- MasterFiles -- datele de bază: planul de conturi, lista clienților, lista furnizorilor, codurile TVA
- GeneralLedgerEntries -- toate înregistrările contabile din perioadă, fiecare cu cont, sumă, dată, document sursă
- SourceDocuments -- facturi emise, facturi primite, bonuri fiscale, plăți, încasări bancare
- MovementOfGoods -- mișcări de stocuri (intrări, ieșiri, transferuri)
- Assets -- situația mijloacelor fixe (intrări, amortizări, ieșiri, reevaluări)
- TaxTable -- codurile de TVA folosite, cu cote și descrieri
- Customers și Suppliers -- partenerii de afaceri cu CUI, denumire, adresă
SAF-T nu e o simplă declarație de totaluri. E o radiografie completă a contabilității, factură cu factură.
Pentru o firmă mică (până în 100 facturi/lună), fișierul SAF-T are tipic între 5 și 20 MB. Pentru firme medii (1.000+ facturi/lună), între 50 și 200 MB. Pentru retaileri sau firme cu zeci de mii de tranzacții pe lună, poate depăși 500 MB.
Cum generezi și depui fișierul SAF-T pas cu pas
Generarea SAF-T e responsabilitatea software-ului tău contabil. Tu nu scrii XML manual, programul exportă datele într-un format conform cu schema XSD publicată de ANAF.
Pasul 1: Închiderea perioadei contabile
Înainte de export, închizi luna în soft-ul contabil: postezi ultimele facturi, reconciliezi banca, calculezi TVA, închizi conturile de rulaj. Dacă perioada nu e închisă, datele sunt incomplete.
Recomandare: lasă cel puțin 5 zile lucrătoare între închiderea lunii și exportul SAF-T. Permite descoperirea oricăror inconsistențe înainte de termen.
Pasul 2: Export din software-ul contabil
În SAGA, Ciel, WinMentor, SmartBill sau alte programe certificate, accesezi opțiunea SAF-T export. Selectezi perioada (lună sau trimestru) și rulezi exportul.
Procesul durează între 30 secunde și 10 minute, în funcție de volumul tranzacțiilor. Rezultă un fișier .xml care trebuie validat înainte de depunere.
Pasul 3: Validare automată înainte de depunere
Dacă depui fișierul direct în SPV fără validare prealabilă, primești erori criptice care nu îți spun exact unde e problema. Pe Contera, uploadezi fișierul SAF-T (până la 500 MB) și platforma rulează 7 reguli de validare conform specificațiilor ANAF: schema XML, integritatea referențială (CUI-uri partener care nu există în Customers), consistența totalurilor, secvențialitatea jurnalelor, validitatea CAEN, format date, prezența câmpurilor obligatorii.
Primești un raport detaliat cu fiecare problemă, locația exactă și sugestia de corectare.
Pasul 4: Depunere în SPV ANAF
După validare, te logezi în SPV ANAF, mergi la Declarații → SAF-T D406 și uploadezi fișierul XML. Dacă totul e ok, primești recipisa cu numărul de înregistrare.
Păstrează o copie locală a fiecărui fișier depus plus recipisa. Dacă ANAF face un control 6 luni mai târziu, ai dovada că ai depus la timp și ce date erau în fișier.
Cele mai frecvente 8 erori la depunerea SAF-T
Datele agregate de pe forumurile contabile arată că majoritatea respingerilor SAF-T se reduc la aceleași 8 cauze, în ordinea frecvenței:
- 1. CUI-uri partener invalide -- un client sau furnizor are CUI greșit sau inexistent în registrul ANAF. Detectat automat prin verificare în registrul public.
- 2. Conturi de carte mare lipsă din planul de conturi -- un cont folosit în înregistrări nu apare în secțiunea MasterFiles. Software-ul vechi (versiuni de SAGA pre-2023) generează des această eroare.
- 3. Total General Ledger nu se potrivește cu balanța de verificare -- diferențe de rotunjire sau înregistrări lipsă. Dacă diferă cu mai mult de 0,05 RON, e respins.
- 4. Format de dată inconsistent -- unele înregistrări cu DD/MM/YYYY, altele YYYY-MM-DD. Schema cere strict ISO 8601.
- 5. Cod TVA neconform -- folosirea de coduri proprii în loc de codurile standard ANAF (S - standard, Z - scutit, AE - taxare inversă).
- 6. Facturi cu valori 0 sau negative fără justificare -- facturile de storno trebuie marcate explicit cu tipul lor, dincolo de simpla sumă negativă.
- 7. Cod CAEN principal lipsă din header -- chiar dacă CAEN apare în detaliile firmei, schema cere câmpul explicit în SAF-T header.
- 8. Caractere speciale neescaped în XML -- apostrofuri, ghilimele sau ampersand în denumiri de firmă duc la XML invalid.
| Abatere | Amendă | |
|---|---|---|
| Nedepunere la termen | 1.000 – 5.000 lei per declarație | conform Cod procedură fiscală |
| Date incorecte sau incomplete | 500 – 1.500 lei | fără penalitate dacă corectezi înainte de termenul următor |
| Depunere în perioada de grație | 0 lei | grațiile s-au aplicat la debut pentru fiecare categorie |
Cum reduci timpul lunar pe SAF-T cu validare automată
Un contabil tipic petrece între 2 și 6 ore pe lună per firmă pe SAF-T: export, debug erori, redepunere. Pentru o firmă de contabilitate cu 30 de clienți, asta înseamnă 60-180 ore lunar, un FTE întreg dedicat doar SAF-T.
Cu validare automată înainte de depunere, fluxul devine: export → upload pe Contera → review raport validare (5 min) → corectează în soft-ul contabil dacă e cazul → re-export → depune în SPV. Timpul scade la 15-30 min per firmă, cu rezultat garantat.
Pe Contera, primești și notificare pe WhatsApp cu 3 zile înainte de fiecare termen SAF-T pentru toate firmele administrate.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă SAF-T?+
SAF-T înseamnă Standard Audit File for Tax, un format XML standardizat de OCDE pentru transmiterea electronică a datelor contabile către autoritățile fiscale. În România, SAF-T a fost implementat sub forma declarației informative D406, depusă în SPV-ul ANAF.
Ce este D406?+
D406 este codul declarației informative prin care România a implementat standardul SAF-T. Când depui SAF-T la ANAF, tehnic depui declarația D406. Conținutul e fișierul XML cu toate datele contabile ale firmei pentru perioada respectivă.
Cine trebuie să depună SAF-T?+
Contribuabilii mari (din 2022), mijlocii (din 2023) și mici cu contabilitate în partidă dublă (din 2025). Sunt exceptați PFA-urile, întreprinderile individuale cu partidă simplă, cabinetele medicale și de avocatură individuale, ONG-urile fără activitate economică, instituțiile publice și firmele cu activitate suspendată.
Cât de des se depune SAF-T?+
Depinde de perioada de TVA a firmei. Contribuabilii cu TVA lunar depun SAF-T lunar, până la ultima zi a lunii următoare. Contribuabilii cu TVA trimestrial sau neplătitorii de TVA depun trimestrial, până la ultima zi a lunii care urmează trimestrului. Raportarea activelor fixe e anuală, până pe 30 iunie a anului următor.
Ce se întâmplă dacă nu depun SAF-T?+
Amenda pentru nedepunere la termen e între 1.000 și 5.000 lei per declarație, conform Codului de procedură fiscală. Datele incorecte sau incomplete se sancționează cu 500 până la 1.500 lei, dar fără penalitate dacă trimiți o corecție înainte de termenul declarației următoare. La 3 luni consecutive de nedepunere, ANAF poate programa o inspecție fiscală.
Trebuie să depun SAF-T dacă firma mea e microîntreprindere?+
Momentan nu, dar verifică anual. ANAF a anunțat extinderea obligației la microîntreprinderi pe roadmap-ul 2027. Recomandare: deși nu e obligatoriu, pregătește software-ul tău contabil pentru export SAF-T -- versiunile vechi (SAGA pre-2022, Ciel pre-2021) nu suportă SAF-T și trebuie actualizate oricum.
Pot depune SAF-T dacă țin contabilitatea în Excel?+
Nu. SAF-T cere un fișier XML conform schemei XSD publicată de ANAF, pe care Excel nu o poate genera. Ai nevoie de un software contabil certificat: SAGA, WinMentor, Ciel, SmartBill sau altele din lista oficială ANAF.
SAF-T se aplică și la PFA?+
PFA-urile cu contabilitate în partidă simplă sunt exceptate. PFA-urile care optează pentru contabilitate în partidă dublă au aceleași obligații ca SRL-urile din aceeași categorie de contribuabili.
Ce fac dacă ANAF respinge SAF-T-ul?+
Citește codul de eroare returnat, fiecare are documentație pe site-ul ANAF. Cele mai frecvente cauze: data perioadei greșită, schema XML invalidă, CUI partener care nu există. Corectezi în soft-ul contabil, regenerezi, retrimitezi. Pe Contera, ai opțiunea Re-validare care îți confirmă că noua versiune trece toate verificările.
Care e diferența între D406 lunar, trimestrial și anual?+
D406 lunar sau trimestrial acoperă tranzacțiile din perioadă (General Ledger, facturi, plăți). D406 anual include în plus modulul de active fixe cu amortizările anului. Modulul de stocuri se depune separat, la cererea ANAF, în 30 de zile de la solicitare. O firmă depune tipic 12 sau 4 declarații anuale plus una anuală.
Concluzie
SAF-T D406 e cea mai detaliată cerință de raportare fiscală din România, și ANAF folosește datele pentru control încrucișat automatizat. Calitatea fișierului tău determină frecvența cu care primești solicitări de clarificări. Cu validare automată înainte de depunere, depui o dată, corect. Fără, petreci ore pe debug după ce ANAF îți returnează fișierul.
Articole scrise de echipa din spatele platformei Contera. Fiecare afirmație e verificată pe surse oficiale: ANAF, ONRC, Ministerul Finanțelor.
Vezi și în Contera
Surse oficiale
Date verificate pe site-urile oficiale ANAF, ONRC și Ministerul Finanțelor.