Pe scurt
- VIES e un motor de căutare, nu o bază de date proprie: interoghează în timp real registrele naționale de TVA ale statelor membre UE
- Un cod invalid pe VIES înseamnă doar că, la acel moment, codul nu apare valid pentru operațiuni intracomunitare. Firma poate exista în continuare, normal.
- Din 2017, Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI) nu mai există ca pas separat, firmele intră automat în VIES prin înregistrarea obișnuită de TVA
- Firmele din România se înregistrează pentru operațiuni intracomunitare cu Declarația 700, depusă online prin SPV, în termen legal de până la 10 zile lucrătoare
Ce este VIES
VIES (VAT Information Exchange System) e sistemul Comisiei Europene prin care verifici dacă un cod de TVA dintr-un stat membru UE e valid pentru operațiuni intracomunitare. Nu e o bază de date proprie: e un motor de căutare care interoghează în timp real registrele naționale de TVA ale fiecărui stat membru, inclusiv al României.
Răspunsul scurt, dacă ai nevoie doar de atât: intri pe ec.europa.eu/taxation_customs/vies, alegi statul membru și introduci codul de TVA, apoi apeși validarea. Rezultatul apare pe loc, valid sau invalid, uneori însoțit de numele și adresa firmei, dacă statul membru respectiv le publică.
Pentru o firmă din România, verificarea contează în două direcții. Verifici codul propriu, ca să confirmi că partenerii tăi din UE îl pot valida la rândul lor. Și verifici codul unui partener din alt stat membru, înainte să emiți sau să accepți o factură fără TVA.
Cum verifici un cod de TVA, pas cu pas
Procedura durează sub un minut și nu cere cont sau autentificare:
- Intră pe ec.europa.eu/taxation_customs/vies, la secțiunea de validare a codului de TVA.
- Alege din listă statul membru al codului pe care vrei să-l verifici (pentru o firmă din România: RO).
- Introdu codul de TVA, de regulă fără prefixul de țară în câmpul dedicat, prefixul se alege separat din listă.
- Apasă validarea. Rezultatul apare pe loc: valid sau invalid.
- Dacă statul membru publică date suplimentare, primești și denumirea și adresa firmei asociate codului. Nu toate statele afișează aceste date, unele sunt mai restrictive decât altele.
- Notează sau salvează numărul de referință al consultării, la un control fiscal, dovada că ai verificat partenerul la momentul tranzacției contează.
Pentru codul propriu, verifică-l din când în când și tu pe VIES. Dacă iese invalid și ești sigur că firma e înregistrată corect pentru operațiuni intracomunitare, verifică mai întâi la ANAF, întârzierile de sincronizare între registrul național și VIES sunt frecvente în primele zile după o înregistrare sau reactivare.
Ce înseamnă un rezultat invalid
Un rezultat invalid pe VIES nu înseamnă automat că firma nu există sau că partenerul tău e o țeapă. Înseamnă doar că, la momentul verificării, codul respectiv nu apare valid pentru operațiuni intracomunitare în registrul acelui stat membru. Diferența contează, pentru că deciziile pe care le iei pe baza ei nu sunt aceleași.
Există trei explicații frecvente pentru un rezultat invalid:
- Codul chiar nu există sau a fost introdus greșit, de regulă o cifră lipsă sau inversată. E cauza cea mai frecventă.
- Firma există și e înregistrată în scopuri de TVA la nivel național, dar nu e (încă) înregistrată specific pentru operațiuni intracomunitare.
- Sincronizarea dintre registrul național și VIES are întârziere, modificările recente (înregistrare nouă, reactivare) nu apar instant în sistem.
Un cod invalid pe VIES e un semnal să verifici mai atent, nu o dovadă că partenerul nu există.
Ce faci dacă rezultatul iese invalid
Un cod invalid pe VIES înseamnă „nu poți factura fără TVA către acest partener acum”, nu „firma asta nu există”. Dacă suspectezi o eroare, contactează direct autoritatea fiscală națională a partenerului (pentru o firmă din România, ANAF) sau cere-i partenerului o confirmare scrisă a codului de TVA, cu data ultimei sale verificări proprii.
Până la clarificare, nu emite factura fără TVA. Regula practică: dacă VIES nu confirmă codul, tratezi tranzacția ca pe una internă, cu TVA aplicat normal, și corectezi ulterior dacă se dovedește că partenerul era, de fapt, valid.
Cum ajunge o firmă românească să apară în VIES
Până la 1 ianuarie 2017, exista Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI): o firmă înregistrată în scopuri de TVA trebuia să mai facă un pas separat, înscrierea în ROI, ca să apară valid în VIES pentru tranzacții intracomunitare. De la acea dată, ROI a fost desființat.
Mecanismul actual e mai simplu: orice firmă înregistrată în scopuri de TVA în România, cu mențiunea pentru operațiuni intracomunitare bifată la înregistrare, apare automat valid în VIES. Nu mai există o listă separată de cerut sau un formular suplimentar de depus după înregistrarea de TVA.
Practic, pentru o firmă nouă sau una care trece de la neplătitor la plătitor de TVA, formularul folosit este Declarația 700, depusă online prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF. La secțiunea dedicată bifezi înregistrarea în scopuri de TVA conform art. 316 alin. (4) și art. 317 din Codul fiscal, secțiunea care acoperă exact operațiunile intracomunitare.
Declarația 700 a înlocuit vechiul formular 091 începând cu 1 martie 2022. Depunerea se face electronic, cu semnătură digitală calificată, iar termenul legal de soluționare e de până la 10 zile lucrătoare de la depunerea cu succes a declarației. Odată aprobată înregistrarea, codul de TVA cu prefixul RO devine automat vizibil ca valid în VIES, fără vreun pas suplimentar din partea firmei.
Când ai nevoie de verificare VIES
Verificarea contează în orice moment în care emiți sau primești o factură fără TVA către sau de la un partener dintr-un alt stat membru UE, pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii intracomunitare.
- Emiți o factură cu scutire de TVA (taxare inversă) către un client dintr-un alt stat UE, plătitor de TVA acolo.
- Primești o factură fără TVA de la un furnizor din UE și trebuie să aplici taxare inversă în contabilitatea proprie.
- Verifici un partener nou, înainte să semnezi un contract cu livrări recurente intracomunitare.
- Faci verificări periodice pe portofoliul de parteneri din UE, mai ales dacă lucrezi cu firme mici sau nou-înființate, unde statutul de TVA se schimbă des.
| VIES | Portal ANAF (Registrul TVA) | |
|---|---|---|
| Acoperire | state membre UE, inclusiv România | doar România |
| Ce arată | valid/invalid pentru operațiuni intracomunitare | plătitor/neplătitor TVA la nivel național |
| Cost | gratuit | gratuit |
| Când îl folosești | parteneri din alt stat UE | orice partener din România |
Pentru partenerii din România, verificarea corectă e alta: portalul ANAF de TVA sau, mai rapid, Contera (contera.ro/lista-firme), unde vezi dintr-o privire statutul TVA, e-Factura și istoricul fiscal complet, fără să cauți pe rând prin mai multe portaluri.
Verifică orice firmă din România, gratuit
Statut TVA, e-Factura și bilanțuri, actualizate din surse oficiale.
Întrebări frecvente
Ce este VIES?+
VIES (VAT Information Exchange System) e sistemul Comisiei Europene care verifică, în timp real, dacă un cod de TVA dintr-un stat membru UE e valid pentru operațiuni intracomunitare. Nu stochează date proprii, interoghează direct registrele naționale de TVA ale statelor membre.
De ce iese invalid codul meu de TVA pe VIES, deși sunt înregistrat?+
Cel mai frecvent motiv e o întârziere de sincronizare între registrul național ANAF și VIES, mai ales dacă înregistrarea sau reactivarea e recentă. Dacă persistă mai mult de câteva zile, verifică direct la ANAF dacă înregistrarea pentru operațiuni intracomunitare a fost efectiv aprobată.
Mai există Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI)?+
Nu. ROI a fost desființat de la 1 ianuarie 2017. Până atunci era un pas separat de înregistrare, obligatoriu înainte de tranzacțiile intracomunitare. Acum, orice firmă înregistrată în scopuri de TVA cu mențiunea pentru operațiuni intracomunitare apare automat valid în VIES.
Cât durează înregistrarea pentru operațiuni intracomunitare în România?+
Se face prin Declarația 700, depusă online prin SPV, cu termen legal de soluționare de până la 10 zile lucrătoare de la depunere. Declarația 700 a înlocuit formularul 091 începând cu 1 martie 2022.
Am nevoie de VIES dacă lucrez doar cu parteneri din România?+
Nu. VIES verifică exclusiv operațiuni intracomunitare, între state membre UE diferite. Pentru un partener din România, verificarea corectă e statutul de plătitor TVA la nivel național, disponibil pe portalul ANAF sau, agregat cu alte date publice, pe Contera.
Concluzie
Verificarea VIES durează sub un minut și e gratuită, dar interpretarea rezultatului cere puțină nuanță. Un cod valid îți confirmă că poți factura fără TVA către partenerul respectiv. Unul invalid cere un pas în plus: verifici dacă e o eroare de tastare, o întârziere de sincronizare sau chiar o firmă care n-a bifat încă înregistrarea pentru operațiuni intracomunitare. Pentru partenerii din România, restul verificării (statut TVA național, e-Factura, bilanțuri) o faci o singură dată, pe Contera.
Articole scrise de echipa din spatele platformei Contera. Fiecare afirmație e verificată pe surse oficiale: ANAF, ONRC, Ministerul Finanțelor.
Vezi și în Contera
Surse oficiale
Date verificate pe site-urile oficiale ANAF, ONRC și Ministerul Finanțelor.